Brieven

In een tijd waarin telefonie, chat en online contact de standaard zijn, is het makkelijk om te vergeten dat er nog mensen zijn die het liefst via klassieke kanalen contact zoeken met bedrijven. Wij handelen dan ook nog steeds met overgave op deze manier klantcontact af voor onze opdrachtgevers. Contact hebben via een brief vergt een heel ander soort instelling dan interactie via telefonie of digitale kanalen. We hebben het hier over een zeer specifieke tone of voice; een heel duidelijke insteek die inspeelt op de behoefte van een bepaald soort klant. De nuances verschillen natuurlijk per opdrachtgever, maar briefcontact wordt gekenmerkt door formeel taalgebruik met een zeer gestructureerd opgebouwde tekst. Dit vergt van onze kant een hoop discipline: we zorgen dat briefstukken in foutloos Nederlands zijn opgesteld en het antwoord op de klantvraag zo volledig en duidelijk mogelijk staat weergegeven. Daarnaast moeten we de emotie van de klant op de juiste manier interpreteren en met gepaste empathie reageren. Om dit allemaal voor elkaar te krijgen met als einddoel de beste klantbeleving, monitoren we continu ons uitgaande briefverkeer.

Een ander groot verschil tussen briefpost en andere vormen van klantcontact is de verwerking van de stukken van de eindklant. Wij gaan altijd met de grootste zorg om met brieven van klanten en verwerken deze nauwkeurig in de systemen van de opdrachtgevers. Daarbij controleren we constant of we op alle fronten voldoen aan de wet- en regelgeving rondom de bescherming van persoonsgegevens.